Molte aziende pensano di usare già l’Intelligenza Artificiale.
Aprono ChatGPT, chiedono un’informazione e pensano che l’AI sia tutta lì. In realtà quello è solo il primo passo.
Gli assistenti in cloud come ChatGPT hanno rivoluzionato il modo di lavorare perché permettono di scrivere, tradurre, programmare e ragionare con un livello di qualità impensabile fino a pochi anni fa.
Ma appena si entra nella realtà di un’azienda emerge un limite evidente: l‘AI conosce il mondo ma non conosce la tua azienda.
La conoscenza di un’azienda non si trova su Internet, è distribuita tra migliaia di file, procedure, verbali, listini, email, registrazioni audio, documentazione tecnica e decine di persone che negli anni hanno costruito il patrimonio informativo dell’organizzazione.
È qui che nasce Prisma.
Generato con AI
Prisma non è ChatGPT
Prisma assomiglia a ChatGPT nell’interfaccia: c’è una chat, fai una domanda e l’IA genera la risposta ma il suo scopo è completamente diverso.
Mentre un modello cloud risponde utilizzando principalmente la conoscenza con cui è stato addestrato e le informazioni su internet, Prisma utilizza direttamente la conoscenza dell’azienda, i dati interni per rispondere alle domande o svolgere i compiti richiesti
Non si limita a “sapere”. Cerca, legge, collega informazioni e ragiona sui documenti dell’azienda.
La differenza è sostanziale. Un assistente cloud conosce molto bene il mondo. Prisma conosce sempre meglio la tua azienda.
Dove stanno i dati?
È probabilmente la domanda più importante.
Quando si utilizzano servizi cloud bisogna inevitabilmente inviare almeno una parte delle informazioni a un’infrastruttura esterna.
Per molte attività questo non rappresenta un problema. Per altre, invece, può diventarlo.
Pensiamo a:
- offerte commerciali;
- dati dei clienti;
- documentazione tecnica;
- contratti;
- procedure interne;
- strategie aziendali.
Prisma nasce con una filosofia diversa.
L’intera piattaforma viene installata su hardware on-premise: modelli linguistici, motore di ricerca, knowledge base e database restano tutti nella rete interna. Nessuna informazione deve essere inviata a servizi cloud esterni per poter sfruttare l’AI.
Non significa che il cloud sia “sbagliato”. Significa semplicemente che, quando la conoscenza aziendale rappresenta un vantaggio competitivo, molte imprese preferiscono mantenerne il pieno controllo.
Cercare documenti non significa più cercare cartelle
Quante volte capita di sapere perfettamente che un documento esiste…
…ma non ricordare dove sia?
Magari è stato salvato cinque anni fa da un collega che oggi non lavora più in azienda. Oppure esistono quattro versioni diverse dello stesso file.
Con Prisma non si cercano più cartelle. Si descrive quello che si sta cercando.
“Trova il contratto firmato con il Comune di Verona.”
oppure
“Dammi l’ultima relazione sul progetto Alfa.”
L’assistente esegue una ricerca intelligente tra milioni di documenti, prova diverse strategie, legge i risultati più promettenti e continua a cercare finché non trova ciò che serve, sempre rispettando i permessi già definiti nelle ACL del documentale: ogni utente può visualizzare solo i documenti a cui è realmente autorizzato.
Può sembrare un piccolo vantaggio. Non lo è.
Se dodici persone risparmiano anche solo cinque minuti al giorno nella ricerca dei documenti, a fine anno si recuperano decine di ore di lavoro che possono essere dedicate ad attività molto più importanti.
Tutta la conoscenza aziendale diventa interrogabile
Ogni azienda possiede una quantità enorme di documentazione che viene consultata raramente semplicemente perché è difficile da trovare.
- Procedure.
- Manuali.
- Cataloghi.
- Listini.
- Normative.
- Documentazione qualità.
- Marketing.
- Onboarding.
- Amministrazione.
Con Prisma questa conoscenza può essere organizzata in Knowledge Base interrogabili in linguaggio naturale.
Non serve sapere dove si trova un documento. Non serve ricordarne il nome. È sufficiente fare una domanda.
Per esempio:
“Qual è la procedura per creare un preventivo?”
oppure
“Quali condizioni commerciali sono previste per questo prodotto?”
L’assistente recupera automaticamente i documenti più pertinenti e costruisce la risposta partendo dalle informazioni interne dell’azienda.
Non solo documenti…
Le informazioni non sono presenti solo nei documenti, la maggior parte della conoscenza deriva da riunioni, email, gestionali….
Ogni azienda ha i suoi processi dove vengono generate centinaia di informazioni, Prisma si basa su un architettura modulare per potersi adattare a diversi scenari.
Trascrizione vocale (Speech-To-Text)
Prisma può trascrivere registrazioni audio, note vocali e riunioni, trasformandole in contenuti utilizzabili.
Da una conversazione può generare:
- un verbale;
- un riepilogo dei punti principali;
- un elenco delle decisioni prese;
- attività, responsabili e scadenze;
- informazioni da inserire nel CRM o in altri flussi operativi.
La conoscenza non rimane più chiusa dentro una registrazione: diventa ricercabile, condivisibile e riutilizzabile.
Le email contengono una parte enorme della conoscenza quotidiana di un’azienda.
Richieste dei clienti, conferme, decisioni, allegati, indicazioni operative e aggiornamenti di progetto rimangono spesso dispersi tra caselle personali e lunghe conversazioni.
Prisma può essere configurata per leggere e analizzare i messaggi autorizzati, individuare le informazioni rilevanti, sintetizzare le conversazioni, classificare le richieste e predisporre bozze di risposta o attività successive.
Gestionali, database e moduli personalizzati
Molte informazioni fondamentali sono già presenti nei software aziendali, ma non sempre sono semplici da consultare o mettere in relazione.
Prisma può integrarsi con gestionali, CRM, database e applicazioni interne attraverso API o connettori dedicati.
L’utente formula la richiesta in linguaggio naturale, mentre Prisma recupera le informazioni dai sistemi autorizzati e le trasforma in una risposta o in un’attività concreta.
Quando serve, guarda anche fuori
Naturalmente un’azienda non vive isolata.
- Normative.
- Prezzi.
- Mercato.
- Concorrenza.
- Aggiornamenti tecnici.
Prisma può effettuare ricerche sul web quando le informazioni richieste non sono presenti internamente.
La differenza è che queste informazioni vengono integrate con la conoscenza aziendale. Non sostituiscono ciò che l’azienda sa. Lo completano.
Dai dati ai documenti
Recuperare informazioni è solo l’inizio.
Il vero valore nasce quando queste informazioni vengono trasformate automaticamente in nuovi documenti.
Immaginiamo una richiesta come questa.
“Trova la relazione finale del progetto X e prepara quella del progetto Y utilizzando lo stesso modello, aggiornando le informazioni con i dati disponibili.”
Oppure:
“Analizza i dati di vendita del primo trimestre e genera un report PDF con grafici e conclusioni.”
L’obiettivo non è produrre testo. È produrre lavoro finito.
Ogni azienda è diversa
Ed è proprio per questo che Prisma non è un software rigido.
Molte attività sono comuni a tutte le imprese. Altre sono estremamente specifiche. Per questo è possibile realizzare spazi di lavoro dedicati a particolari funzioni aziendali.
Ad esempio:
- gestione delle utenze secondo procedure prestabilite;
- gestione del parco veicoli;
- supporto all’ufficio qualità;
- assistenza all’ufficio tecnico;
- supporto commerciale;
- gestione documentale specializzata.
L’utente continua a dialogare con un’interfaccia semplice. È Prisma ad adattarsi ai processi dell’azienda, non il contrario.
E poi arrivano le automazioni
Quando un processo è chiaro, ripetibile e ben definito, si può fare un passo ulteriore. Non ci si limita più ad assistere una persona. Si automatizza direttamente il processo.
È esattamente il concetto raccontato nel nostro articolo dedicato alle automazioni AI.
Prima si mette ordine nella conoscenza. Poi la si rende accessibile. Infine la si trasforma in processi automatici che lavorano insieme alle persone.
È in questo modo che l’AI smette di essere uno strumento curioso e diventa un vantaggio competitivo concreto.
Adottare davvero l’AI
Molte aziende oggi utilizzano già ChatGPT, Claude, Gemini…
Poche hanno realmente adottato l’Intelligenza Artificiale all’interno dei propri processi.
La differenza non è il modello linguistico, è la capacità di mettere l’AI in condizione di lavorare sulla conoscenza aziendale, rispettando le regole, i permessi e la sicurezza dell’organizzazione.
Prisma nasce proprio con questo obiettivo.
Dopo un percorso di formazione e di affiancamento iniziale, l’AI smette di essere uno strumento esterno da consultare ogni tanto e diventa una presenza quotidiana nel lavoro di ogni reparto.
Senza rinunciare al controllo dei dati. Senza alimentare la shadow AI. E senza dover scegliere tra innovazione e sicurezza.
L’AI non si installa. Si costruisce.
Una delle idee più diffuse è che adottare l’Intelligenza Artificiale significhi installare un software e iniziare a usarlo. In realtà non funziona così. Ogni azienda ha una propria organizzazione, un proprio linguaggio, procedure consolidate, documenti costruiti negli anni e un patrimonio di conoscenze che la rende diversa da qualsiasi altra.
Per questo Prisma non nasce come un prodotto chiuso, ma come una piattaforma destinata a crescere insieme all’azienda.
Il primo giorno può aiutare a trovare documenti, consultare procedure, trascrivere riunioni o generare nuovi contenuti. Con il tempo, però, diventa qualcosa di più. Impara dove si trovano le informazioni, come sono organizzati i documenti, quali sono i flussi di lavoro più ricorrenti e quali attività fanno perdere tempo ogni giorno alle persone.
Da qui nasce un percorso di miglioramento continuo. Prima si rende accessibile la conoscenza aziendale. Poi si costruiscono strumenti dedicati ai diversi reparti. Infine si automatizzano quei processi che sono sufficientemente chiari, ripetitivi e strutturati da poter essere affidati all’Intelligenza Artificiale.
È un’evoluzione graduale, che accompagna la crescita dell’azienda senza stravolgerne il modo di lavorare. Ed è proprio questa la differenza tra utilizzare un assistente AI e adottare realmente l’Intelligenza Artificiale.
Non significa avere una chat in più. Significa mettere a disposizione di ogni collaboratore un sistema capace di valorizzare il patrimonio di conoscenze costruito dall’azienda nel corso degli anni, trasformandolo in uno strumento di lavoro quotidiano. Sempre nel rispetto della sicurezza, dei permessi e della riservatezza delle informazioni.
Perché il vero valore dell’AI non è quello che conosce del mondo. È quello che riesce a fare con la conoscenza della tua azienda.
