Nello scorso video abbiamo visto quali sono le necessità di un’azienda liquida ovvero:
- Comunicare tra colleghə, con clientə, fornitorə e partner;
- Produzione e condivisione di documenti;
- Videoconferenze;
- Altro: ERP, Project Planning…
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Oggi parleremo degli strumenti per poter gestire al meglio queste necessità.
WorkGroup
Il WorkGroup per molti indica semplicemente la possibilità di inviare e ricevere i messaggi di posta elettronica.
Nelle definizioni più moderne, però, i servizi di posta elettronica rappresentano solo una delle componenti del WorkGroup.
Il WorkGroup, infatti, comprende anche le agende, i contatti e le agende condivise fra collaboratori.
Ecco allora che esistono varie soluzioni:
- Outlook / Office 365 offerte da Microsoft;
- Google Workspaces (ex G. Suite) offerta da Google;
- Zimbra a base Opensource, che è quella di cui parleremo maggiormente oggi, essendo la soluzione che ho scelto per la mia azienda.
Zimbra
Nel caso di Zimbra abbiamo un’interfaccia web, priva di client particolari installati.
All’interno di questa interfaccia posso consultare tutte le mie e-mail e tutti i miei contatti, che posso andare anche ad aggiungere e modificare.
Inoltre ho anche un’agenda in cui posso consultare, aggiungere e modificare tutti gli impegni.
Questo mi permette di collaborare con i miei colleghi.
Zimbra ha anche una chat interna che mi permette di comunicare in tempo reale con gli operatori dei vari settori della mia azienda.
Videoconferenza
Su questo genere di strumenti non mi soffermo, perché credo che ormai conosciamo tutti piuttosto bene questo genere di prodotti.
Vi segnalo alcuni dei possibili strumenti
- Google Meet
- Zoom o Microsoft Teams
- https://meet.jit.si/ (strumento gratuito che funziona molto bene per Onlus o società private che hanno bisogno di uno strumento che non prevede registrazioni)
FileSharering – Condivisione file
Un’altra componente molto importante è l’uso della condivisione dei file, soprattutto nei casi in cui non si possegga un server classico dove si abbia la condivisione Microsoft su cui tutti lavorano.
Abbiamo diverse soluzioni basate su strumenti come:
- Google Backup (ex Google Drive) offerto da Google
- Dropbox
- OneDrive offerto da Microsoft
- NextCloud / OwnCloud (strumenti a base opensource)
Questi sono tutti strumenti che installano su tutti i dispositivi desiderati un piccolo agente che permette di sincronizzare con un server remoto (in cloud) tutti i file che vengono prodotti o modificati.
In Ispiro.tech, dato che preferiamo utilizzare soluzioni basate sull’opensource, ci affidiamo a NextCloud, che è un clone derivato da OwnCloud.
Anche questa soluzione ha un piccolo client che mi sincronizza i file che ho sul pc.
Il server sincronizza tutti i file, in modo che tutti i colleghi possano accedervi senza bisogno di trasferirlo tramite allegati, mail o altre soluzioni.
Altri strumenti
Infine servono tutti gli altri strumenti classici, come il gestionale / ERP e soprattutto per le aziende liquide servono delle soluzioni per il project planning.
Questo genere di strumento aiuta a tenere traccia delle lavorazioni e di sapere sempre su cosa ognuno sta lavorando.
Ne esistono di diversi, come Asana o simili.
Noi di Ispiro.tech utilizziamo una soluzione open source integrata in NextCloud, ovvero un plugin chiamato Deck.
All’interno di Deck ho varie lavagne di testo in cui posso inserire degli elenchi di attività e all’interno di ogni elenco posso poi inserire diverse schede di lavorazione da assegnare a me o ai miei colleghi.
Questo software molto base serve principalmente a tracciare i processi interni dell’azienda.
Conclusioni
Voglio dimostrare che gli strumenti ci sono basta avere la volontà di selezionarli, imparare a usarli e mappare questi strumenti sulle proprie modalità di lavoro.
Ciò che percepisco spesso in tanti imprenditori e dipendenti è la mancanza di mentalità di concepire un modo di lavorare che vada oltre l’orario e la presenza fisica.
Tanti pensano che si lavori solo quando si è seduti in ufficio.
Nella mia esperienza personale, invece, ho riscontrato che spesso la produttività aumenta nel momento in cui ho la possibilità di lavorare da casa dopo aver svolto le mia altre faccende quotidiane.
Magari lavoro fino a mezzanotte perché il giorno dopo devo far partire un sito web o un’azienda che ha una demo o una fiera, ma lavoro sempre nel momento migliore per me. E come lo faccio io, lo fanno anche i miei collaboratori.
Ci teniamo allineati con delle riunioni in presenza o in videoconferenza e con strumenti come quelli che abbiamo appena visto.
Ormai, da dove lavoriamo fisicamente è diventato ininfluente.
L’importante è avere la mentalità di lavorare per obiettivi che siano misurabili, raggiungibili, condivisibili. Anche questo spesso non è semplice, in quanto producendo servizi e non prodotti fisici, la definizione degli obiettivi può risultare complicata, però lavorandoci sopra e insistendo, si può fare.
